Timeboxing: Kunci Efisiensi dalam Penyusunan Jadwal dan Disiplin Diri

09 Oktober, 2024 12:44 WIB

Apa Itu Timeboxing? Rahasia Disiplin Diri dan Penyusunan Jadwal yang Efektif (Forbes)

JAKARTA – Timeboxing adalah suatu teknik manajemen waktu yang sederhana dan populer yang akan membantu Anda untuk mengelola jadwal dengan lebih baik.

Dilansir dari Spica, teknik ini juga sangat membantu untuk melatih disiplin diri dan menyusun jadwal Anda sedemikian rupa, sehingga tugas-tugas yang paling penting didahulukan.

Dengan timeboxing, Anda juga bisa lebih memperhatikan berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk tugas tertentu, agar tidak berlebihan.

Apa Itu Timeboxing?

Dilansir dari Asana, timeboxing adalah strategi manajemen waktu dan tugas yang bersifat goal-oriented (berfokus pada tujuan/target). Saat Anda membuat timebox, Anda harus merencanakan durasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

Metode ini membuat Anda lebih sadar akan waktu yang digunakan dan apa yang perlu diselesaikan dalam jangka waktu tersebut.

Timeboxing berbeda dengan time blocking, yang berfokus pada alokasi waktu untuk berbagai aktivitas, baik yang terkait pekerjaan maupun hal lain. Sementara, timeboxing menekankan pada pencapaian tujuan penyelesaian suatu tugas dalam batas waktu yang telah ditentukan.

Selain berguna sebagai alat manajemen waktu pribadi, timeboxing juga sering dimanfaatkan oleh project manager untuk mengatur tenggat proyek dan rapat.

Anda dapat menggunakan timeboxing untuk menjadwalkan tugas-tugas individual, membantu tim Anda menjadi lebih terorganisasi, atau mengelola rapat dengan lebih efektif.

Dilansir dari Clockify, konsep ini pertama kali diperkenalkan oleh James Martin, penulis buku Rapid Application Development, sebagai bagian dari pengembangan perangkat lunak yang tangkas.

Secara umum, timeboxing adalah teknik manajemen waktu di mana Anda menetapkan jangka waktu tertentu untuk aktivitas yang sudah direncanakan. Anda bekerja pada aktivitas tersebut dalam batas waktu yang ditentukan dan berhenti ketika waktu habis, lalu mengevaluasi apakah tujuan yang telah ditetapkan berhasil dicapai.

Jenis-Jenis Timeboxing

Berikut jenis-jenis timeboxing, di antaranya:

1. Hard Timeboxing

Hard timeboxing adalah strategi yang lebih kaku. Jika kamu Anda gagal menyelesaikan tugas dalam waktu yang telah ditentukan, Anda harus berhenti dan beralih ke tugas berikutnya. Begitu juga saat rapat/meeting, Anda akan terdorong untuk menyelesaikan semua agenda rapat secara menyeluruh. Strategi ini sangat sesuai bagi Anda yang memiliki kecenderungan perfeksionis.

2. Soft Timeboxing

Soft timeboxing memiliki sifat yang lebih fleksibel. Waktu yang ditentukan lebih berfungsi sebagai panduan atau perkiraan saja. Meskipun demikian, Anda tetap perlu berkomitmen untuk menyelesaikan tugas sesuai dengan tenggat waktu yang ada. Namun, strategi ini lebih cocok digunakan ketika Anda belum yakin berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan.

Cara Menggunakan Metode Timeboxing

Dilansir dari Lucidchart, ketika melihat daftar tugas yang panjang, Anda mungkin merasa tertekan, yang bisa memicu stres atau menunda pekerjaan. Dengan metode timeboxing, Anda bisa mengatur jadwal harian untuk meningkatkan produktivitas dan menyelesaikan tugas-tugas secara lebih efisien. Berikut caranya:

1. Tetapkan Batas Waktu untuk Setiap Tugas

Mulailah dengan memperkirakan berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dalam daftar tugas Anda. Bersikaplah realistis—sering kali, tugas membutuhkan waktu lebih lama untuk diselesaikan daripada yang Anda perkirakan.

2. Atur Pengatur Waktu

Setelah Anda menentukan waktu untuk setiap tugas, atur pengingat yang memberi tahu kapan harus beralih ke tugas berikutnya dan mulai bekerja. Menetapkan batasan waktu tidak hanya akan mendorong Anda untuk bekerja lebih efisien, tetapi juga memastikan bahwa tugas-tugas penting lainnya tidak terabaikan.

3. Istirahat

Di antara setiap jadwal, pastikan untuk menyediakan waktu singkat untuk istirahat. Meskipun Anda tergoda untuk terus bekerja saat waktu istirahat tiba, mengambil jeda beberapa menit justru dapat membantu Anda kembali bekerja dengan pikiran yang lebih segar.

4. Tinjau Kembali

Setelah menyelesaikan setiap jadwal, atau di akhir hari, tinjau kemajuan Anda. Jika semua tugas berhasil diselesaikan, pikirkan apa yang bisa dipelajari dan diterapkan pada jadwal di masa mendatang. Jika belum, tanyakan pada diri sendiri dengan jujur. Apakah Anda memberikan waktu yang cukup untuk menyelesaikan tugas? Di bagian mana Anda mengalami gangguan atau kesulitan?

Manfaat Timeboxing

Berikut beberapa manfaat timeboxing, antara lain:

1. Agenda Terjadwal dengan Baik

Dengan menerapkan teknik ini, setiap agenda yang telah direncanakan bisa dijalankan dengan lebih teratur dan sesuai jadwal. Selain itu, teknik ini sangat membantu menjaga rutinitas kerja tetap berjalan dengan baik.

Dengan demikian, setiap agenda yang sudah dijadwalkan dapat berjalan sesuai dengan perkiraan yang telah ditetapkan. Setelah prediksi dibuat, Anda bisa mempersiapkan diri dengan lebih baik untuk agenda selanjutnya.

2. Menumbuhkan Sikap Rajin

Menerapkan teknik ini secara tidak langsung akan membuat Anda lebih disiplin dalam menjalankan agenda yang telah direncanakan, terutama jika Anda memiliki kebiasaan menunda-nunda tugas yang sudah dijadwalkan. Selain itu, sering kali Anda mungkin meremehkan tingkat kesulitan suatu pekerjaan dan menundanya.

Dengan teknik ini, Anda akan terbantu untuk menghindari penundaan dalam menyelesaikan tugas. Hal ini akan mendorong Anda untuk segera menyelesaikan pekerjaan yang ada.

3. Meningkatkan Konsentrasi

Dengan mengalokasikan waktu untuk menyelesaikan tugas A, Anda secara tidak langsung memberitahu otak bahwa saat ini adalah waktu untuk fokus pada tugas A, bukan melakukan tugas lainnya juga seperti tugas B, C, dan D. Tanpa menggunakan timeboxing, Anda akan lebih rentan terhadap gangguan dari pekerjaan lain yang sering mengganggu perhatian.

4. Membentuk Rutinitas Kerja

Setelah terbiasa menggunakan ini, Anda akan lebih mudah memperkirakan bagaimana hari Anda akan berjalan, apa yang biasanya perlu dilakukan, dan lain-lain.

Meskipun tampak tidak berarti, sadarkah berapa banyak waktu yang terbuang karena kita sering menghabiskan terlalu banyak waktu untuk bersiap-siap mengerjakan satu tugas? Metode timeboxing ini juga dapat meningkatkan rasa percaya diri dan keyakinan saat menyelesaikan pekerjaan.

Itu dia beberapa hal yang perlu Anda ketahui terkait timeboxing. Semoga bermanfaat!