4 Pendekatan Terbaik Saat Menghadapi Situasi Komunikasi yang Sulit di Tempat Kerja

20.2.2024

JAKARTA - Percakapan sulit yang terjadi di tempat kerja adalah hal yang tidak bisa kita hindari. Pada umumnya, Insting kita sering menawarkan dua pilihan ketika berurusan dengan percakapan seperti ini yaitu menghindarinya dan tetap memepertahankan hubungan atau sebaliknya, menghadapinya walau ada kemungkinan hubungan akan renggang.

Namun, tampaknya ada opsi ketiga yang jarang dipahami banyak orang. Yaitu tetap melakukan percakapan dan memperkuat hubungan. Dikutip dari laman Inc, opsi ketiga ini memungkinkan untuk dilakukan asal Anda memperhatikan 4 hal berikut ini.

Cara Menangani Percakapan Sulit di Tempat Kerja

1. Mulai dengan Pola Pikir Seimbang

Pastikan cerita Anda dengan objektif dan motif yang melatarbelakanginya. Kita, acapkali memiliki prasangka yang berlebihan kepada orang lain. Contohnya ketika ada teman yang membicarakan Anda dibelakang. Cari dengan sungguh-sungguh apa motifnya. Pemikiran-pemikiran seperti “apakah dia ingin Anda dipecat”, “apakah dia tidak suka dengan Anda”, atau “karena dia memang pembohong” kerap muncul dan tidak akurat.

Periksa cerita Anda sebelum masuk ke dalam percakapan sulit. Bersikaplah terbuka dan fleksibel tentang apa yang "benar."

Pahami motif Anda. Apa yang sebenarnya Anda inginkan dari percakapan ini? Apakah Anda bertujuan untuk memenangkan argumen atau meyakinkan seseorang tentang pandangan Anda, ataukah Anda hanya bertujuan untuk menciptakan pemahaman bersama? Apakah Anda berharap percakapan ini akan mengarah pada perubahan perilaku atau hasil tertentu?

Perjelas motif Anda dan cobalah untuk tidak terganggu oleh hal-hal di luar motif utama Anda dan jika Anda melakukannya, kembali ke niat inti Anda.

Tetap tenang selama percakapan sulit memang tidak mudah, terutama ketika emosi Anda tinggi. Tak ada salahnya untuk meluangkan beberapa menit latihan mindfulness sebelum memulai percakapan sulit.

Penting juga untuk mengadopsi pola pikir "tidak tahu," yang berarti Anda mendekati percakapan dengan rasa ingin tahu yang tulus untuk belajar dan menemukan sesuatu yang baru sesuatu tentang orang lain, diri Anda, atau situasi yang Anda telusuri.

2. Hadirkan Suasana yang Aman

Hal paling penting yang harus dilakukan sebelum membahas konten utama percakapan adalah membangun rasa aman. Jika mitra percakapan Anda merasa tidak aman atau terancam, rangkaian sirkuit neurobiologis yang mendasari respons ini akan menghambat interaksi dan hasilnya.

Alih-alih memicu perasaan defensif, Anda dapat menciptakan rasa aman dan kepercayaan bahwa Anda berdua "di tim yang sama." Ini menurunkan sistem ancaman neurobiologis dan memungkinkan bagian otak yang lebih tinggi "rasional" untuk aktif. Berikut beberapa tips praktis untuk melakukannya:

Nyatakan dengan jelas niat baik Anda. Anda memiliki niat baik, tetapi itu tidak selalu jelas. Buatlah niat baik Anda diketahui (misalnya, "Saya peduli tentang hubungan kita dan ingin kita menyelesaikan masalah ini bersama").

Bangun tujuan bersama. Kembali ke niat asli Anda. Cek dengan tujuan mereka untuk percakapan. Putuskan secara kolaboratif tujuan bersama untuk percakapan dan nyatakan secara eksplisit sebelum beralih ke percakapan utama. Patuhi tujuan bersama tersebut.

Buat parameter. Membuat batasan di sekitar percakapan dapat membantu, misalnya memilih durasi dan lokasi yang tepat.

3. Gunakan Skill Komunikasi

Jika Anda menggunakan strategi ini, Anda lebih mungkin berhasil menavigasi percakapan, tak peduli seberapa menantangnya. Skill ini tidak intuitif dan membutuhkan latihan terus menerus.

Dengarkan dengan mendalam. Lanjutkan dengan niat Anda untuk tetap hadir. Berikan ruang untuk orang lain untuk didengar. Refleksikan. Ulangi kembali apa yang Anda dengar dari orang lain sebelum melanjutkan bagian Anda.

Temukan titik temu. Cari area di mana Anda setuju. Meskipun Anda mungkin memiliki ide dan pendapat yang sangat berbeda, apakah ada tujuan yang Anda miliki bersama? Sebuah nilai bersama?

Pada akhir percakapan Anda, rangkum apa yang Anda dengar dan kemana Anda pikir Anda berdua harus melanjutkan.

4. Buat Rencana Tindak Lanjut yang Spesifik

Terjemahkan percakapan sulit Anda menjadi rencana tindak lanjut yang dapat dijalankan. Apa yang selanjutnya? Mungkin ini adalah tugas tertentu pada suatu proyek, misalnya.

Dengan melakukan keempat langkah ini, Anda akan menempatkan diri Anda dalam posisi untuk berhasil dalam percakapan, terlepas dari seberapa sulit kontennya.

Tulisan ini telah tayang di www.trenasia.com oleh Rumpi Rahayu pada 19 Feb 2024

Tulisan ini telah tayang di balinesia.id oleh Redaksi pada 20 Feb 2024